Når I eller jeres kunder logger ind i Timevo, møder I et dashboard, der giver jer et hurtigt overblik over de vigtigste data.
Dashboard
Hurtigt overblik
Konsulent dashboard
Som konsulent får du på dashboardet overblik over:
- Antal opgaver du er tildelt
- Opgaver som er overskredet
- Nye opgaver
- Din faktureringsgrad og virksomhedens som helhed
- Nyheder, så du opdateret på nye funktioner
Kunde dashboard
Jeres kunder får overblik over:
- Aktive opgaver
- Opgaver som afventer godkendelse af estimat
- Opgaver som afventer kundetest
- Status på fakturaer
Begge dashboard udvides løbende med nye muligheder for jer og jeres kunder.
Mulighed for deadline funktion
Arbejder I med deadlines og ønsker det integreret på jeres dashboard, kan vi nemt og omkostningsfrit tilføje det for jer. Det sikrer, at medarbejderne altid har et overblik over de næste deadlines i en overskuelig rækkefølge.
Rapportering
Hurtigt overblik
Du kan hurtigt trække rapporter ud af Timevo. Det gælder fx rapporter for timer brugt på et projekt, timeregistreringer fra en specifik konsulent, omkostninger registreret på en kunde i en given periode osv.
Rapporterne kan enten ses online eller eksporteres til Excel. For mere uddybet rapportering har vi en række Power Bi-rapporter, som er bundet op imod Timevo.
Timeregistrering
Brugbare registreringer
Der er to typiske udfordringer, når det kommer til timeregistreringer:
- Medarbejderens registreringer er ofte mangelfulde
- Det er meget tidskrævende at fakturere, da det er svært at gennemskue, hvilken opgave medarbejderen har arbejdet på, og hvad der er aftalt med kunden
Årsagen til disse problemer skyldes, at timeregistrering foregår på kunde/projektniveau og de enkelte opgaver der er en del af projektet enten ikke registreres eller registreres i et andet system.
Timevo samler alt i en platform. Derfor kan vi gøre det endnu lettere for medarbejderen at registrere timer. Medarbejderne skal blot vælge projekt og evt. opgave, samt hvornår de har arbejdet på opgaven. Når dette er gjort, er kommentarer overflødige, selv om det fortsat er muligt at indtaste.
Timeregistrering med høj kvalitet medfører let og mere præcis fakturering, hvilket i sidste ende betyder øget fortjeneste.
Tasks / service desk
Digital accept
Når I har indgået et samarbejde med en kunde, kan de enten sende opgaver ind til servicedesken pr. mail eller logge ind og oprette opgaven. Uanset hvordan opgaven oprettes, er enighed om opgavens økonomi og omfang vigtig at have på plads, inden den startes op.
Når en opgave er oprettet, kan du tilføje et estimat og bede om kundens accept inden opstart. Herefter modtager kunden en mail med estimatet og et link, som de skal trykke på hvis de accepterer estimatet. Når estimatet er godkendt igangsættes opgave automatisk.
På denne måde flytter I estimatet ud af mailboksen og ind i Timevo. Estimatet er i øvrigt synligt, når der registreres timer og til sidst, når der faktureres. Sådan at alle, der arbejder på opgaven er opmærksomme på hvad der er aftalt.
Dette lyder som en ubetydelig feature, men hos mange af vores kunder er det lige præcis den detalje, der giver dem den største gevinst sammenlignet med alle andre platforme på markedet.
Office 365 kundeportal
De fleste virksomheder har i dag en Office 365-konto. Da Timevo er en integreret del af Office 365, er det muligt at oprette kundesites, så jeres kunder oplever fuld transparens. Herfra kan I dele dokumenter og samarbejde med kunderne omkring aftaler, dokumentation og projektdokumenter osv.
Kunder
Det er hurtigt og let at oprette nye kunder, da Timevo har en direkte integration til CVR-registreret. I skal blot indtaste kundenavn, CVR-nummer eller andet, hvorefter alle andre oplysninger udfyldes automatisk.
Kunder kan også oprettes automatisk når I opretter dem i jeres ERP system.
Projects
Timepris eller kontrakttimer
Når I opretter et projekt, kan I vælge om det skal faktureres pr. time eller fast pris.
Herefter skal I tilføje en projektansvarlig, en leder og konsulenter. Disse får adgang til at registrere timer og at kunne arbejde på opgaver, der er tilknyttet projektet.
Det er også muligt at vælge, hvorvidt de enkelte konsulenter skal arbejde til samme timepris eller differentierede priser.
Udlæg
Kørsel, hotel eller noget helt tredje
Registrerer I kørsel, fortæring eller andre udgifter, er det muligt at gøre direkte i Timevo, så de indgår i de samlede omkostninger på en kunde og et projekt.
I kan også bruge modulet, hvis I har solgt en printer eller andet fysisk, som er relateret til en kunde og et projekt, som I senere skal huske at tilføje til fakturakladden.
Bogføring/ integration
Når alle jeres registreringer på kunder og opgaver er tilføjet en fakturakladde, kræver det kun ét klik at oprette en identisk fakturakladde i jeres bogføringssystem.
Vi integrerer med næsten alle systemer på markedet, fx:
- Dinero
- Billy
- E-conomic
- Navision
- Uniconta
Er jeres bogføringssystem ikke på listen, så kontakt os. Vi laver gerne en integration til jeres foretrukne system.
Administration
Roller og brugere
I kan selv tilføje interne medarbejdere, kunder, administratorer samt oprette nye roller på jeres platform.
Derudover har I også mulighed for selv at tilpasse designet til jeres visuelle identitet og logo.
Ønsker I integration til jeres økonomisystem, unik mailadresse og URL, er dette også muligt.
Kort sagt: Timevo kan tilpasses 100% til jeres virksomheds behov.
Eget design og sprog
Tilføj jeres eget logo, farver og profilbilleder til jeres medarbejdere, så jeres platform kan få det helt rigtige visuelle design i forhold til netop jeres virksomhed.
Platformen er samtidig 100% oversættelig. Så arbejder I med “klienter” i stedet for “kunder”, eller “sager” i stedet for “projekter”, kan I frit tilpasse platformen efter jeres behov.
Single sign-on
Hverken jeres kunder eller medarbejdere skal oprette et unikt login eller password for at kunne logge ind på Timevo.
Timevo er en integreret del af Office 365 og Azure. På den måde kan brugerne naturligvis logge ind med det samme brugernavn og password, som de allerede har.
Benytter jeres virksomhed Google, understøtter vi naturligvis også dette. Skulle I ønske et unikt brugernavn og password til Timevo, er dette også muligt.