Mangelende beskrivelser. Uklare timer. Afskrivning.

Det er noget, de fleste konsulentvirksomheder kender til. Ofte er timeregistreringen så mangelfuld, at mange timer er nødt til at blive afskrevet, da ingen ved, hvad de dækker over.

Timeregistrering er som udgangspunkt bygget op omkring konsulentens kommentar, og i en travl hverdag ryger det ofte i baggrunden til fordel for kunden og den egentlige opgave. Samtidig laves timeregistreringen tit som det sidste efter en lang arbejdsdag. Derfor er detaljegraden ofte mangelfuld, og registreringen er endda måske ubrugelig.

Enten skal der bruges rigtig lang tid på fakturering, eller også skal der afskrives timer. Det koster på bundlinjen.

Tidskrævende fakturering

Når der skal faktureres, starter det helt store puslespil, og de samme spørgsmål skal besvares gang efter gang. Hvad er det, konsulenten har registreret? Er det på projektet eller en ny opgave? Hvad er der aftalt af estimat på denne lille ændring (typisk sendt pr. mail)? Spørgsmålene er mange og meget sjældent mulige at besvare.

Selv med meget få ansatte kan det tage dagevis at komme igennem. Ofte vælger man at afskrive timer for at undgå spørgsmål og mistillid fra kunden. Det er timer, som kunden måske gerne vil betale for, hvis dokumentationen var i orden.

Ikke bare timeregistrering, men timefakturering

Timevo har løst den udfordring ved at fjerne afhængigheden af konsulentens kommentar. I Timevo bindes alle registreringer op på en opgave, der bindes op på et projekt, og timeregistreringen har derfor altid den optimale kvalitet, så alle timer kan faktureres. For os handler det derfor ikke bare om at få registreret en masse timer, men at få registret en masse timer med den nødvendige kvalitet, så I som virksomhed opnår fuld fakturering.

Det er altafgørende for en virksomhed at have et godt it-system, for at holde alle parter glade. Medarbejderen er nøglen til succes og bindeled mellem virksomheden og kunderne. Med et dårligt it-system ender I med frustrerede medarbejdere, hvilket vil smitte af på kunden og virksomheden.

Glade medarbejdere kan opnås med et godt it-system

En undersøgelse viser, at virksomheder med glade medarbejdere udkonkurrerede en række helt store amerikanske virksomheder med op til 122%. Det viser tydeligt, hvor vigtigt det er at have glade og tilfredse medarbejdere. Her kommer it-systemet ind i billedet. Mange firmaer opererer med forældede systemer, der kun er til gene for alle parter involverede. Det er der heldigvis en løsning på.

Et godt it-system bringer mange fordele med sig – både for virksomheden, men også for den enkelte konsulent og kunde. Med et godt system bliver arbejdsdagen lettere for konsulenten. Det bliver nemmere at udføre et godt stykke arbejde, og konsulenten skal ikke stå til ansvar overfor projektlederen, når der er rod i systemerne. Samtidig gør et godt it-system, at der kan faktureres flere timer – det giver konsulenten succes og virksomheden flere penge. I bund og grund bidrager et godt it-system til et godt arbejdsmiljø. Når der er god stemning i virksomheden, er der base for et godt samarbejde.

Timevo gør det nemt

Med Timevos timeregistrering- og opgavehåndteringssystem er I garanteret glade konsulenter og glade kunder. Her kan I nemt oprette opgaver med estimater, som kunden kan acceptere og følge med i igennem hele processen. Her er der også mulighed for rapportering, der sikrer, at I kan identificere problemstillinger, før det er for sent. På den måde er det muligt at fange problemer i opløbet, så I undgår uheldige situationer.

Automatiske it-systemer er en af de store fordele, hvis man vil have glade medarbejdere. Det effektiviserer arbejdstiden for medarbejderen. Der er styr på opgaverne med automatiserede estimater og opgaver, som hele tiden kan justeres. Der bruges mindre tid på administrativt arbejde og mere tid på selve opgaven. Det giver flere fakturerbare timer og i sidste ende flere penge til virksomheden.

Brugervenlighed er alfa omega, når medarbejdere i en virksomhed konstant skal manøvrere rundt på IT-systemer i deres arbejdsdag. Mere konkret er der her tale om de systemer, en virksomhed bruger til at registrere timer, opgaver, tilføje udlæg osv. Systemer som de fleste medarbejdere bruger hver dag og flere gange om dagen, som er vigtige både for medarbejderes egen sikkerhed og overblik, men også for virksomhedens drift. Et kompliceret system kan medføre, at timeregistreringen bliver utilstrækkelig, og at diverse opgaver ikke bliver løst ordentligt.

Fakta er, at mange virksomheder i dag er underlagt IT-systemer, der er alt for komplicerede for medarbejderne. Ofte er disse systemer alt for indviklede og primært henvendt på, at en IT-specialist skal kunne bruge dem. Et godt IT-system skal integrere alle i virksomheden for at sikre de bedst mulige arbejdsvilkår.

Udfordringer et kompliceret IT-system kan medføre

Der kan være utallige grunde til, at et kompliceret IT-system kan skabe problemer for medarbejderen. Det er derfor vigtigt, at man som virksomhedsadministrator genovervejer, om det IT-system, man gør brug af, er tilstrækkeligt til virksomhedens ambitioner og passer til medarbejdernes kompetencer.

Undersøgelser har vist, at hvis medarbejderen først registrerer timer dagen efter, registreres der i gennemsnit 45 minutter mindre. Det fører til ukorrekt timeregistrering, og det ender med rod. Det bliver svært for konsulenten at holde styr på, hvad timerne er brugt på og koble det til specifikke opgaver. Når man som medarbejder ikke har mulighed for løbende at registrere de timer, der er brugt på en specifik opgave, så sker der ofte fejlregistreringer og fejlfaktureringer. Det kan i sidste ende betyde, at fakturaen er uklar ift., hvad timerne er brugt på. Enten skal virksomheden vælge at fakturere mindre end, hvad der reelt er brugt på en opgave og tabe penge den vej igennem. Ellers kan de risikere at stå med en utilfreds kunde.

En anden udfordring ligger i, at mange IT-systemer ikke har mulighed for at integrere andre systemer. Derfor arbejder mange virksomheder i dag med silosystemer. Det betyder, at de i stedet for at have ét system til at håndtere relaterede opgaver bruger flere forskellige systemer. Det er både upraktisk for medarbejderen, der hele tiden skal manøvrere rundt i flere forskellige systemer og for projektlederen, der sidder med fakturaen i sidste ende. Det er en tidskrævende og uigennemskuelig proces, der kræver alt for mange unødvendige ressourcer og tid.