"Med Portlr glæder jeg mig faktisk til at tidsregistrere"

“Med Timevo glæder jeg mig faktisk til at tidsregistrere”

/i /af

Hvad var dine udfordringer, før du fik Timevo?

Før jeg skiftede til Timevo, brugte jeg et standard online-program til tidsregistrering. Jeg oplevede dog, at programmet ikke var fleksibelt nok: Jeg havde bl.a. nogle problemer med at slette og redigere kunder, projekter og tidsregistreringer. Det var derfor lidt noget rod. I stedet for at hjælpe mig i min hverdag, endte det med at vanskeliggøre den.

Derudover var programmet ikke integreret med Dinero, hvilket resulterede i, at fakturering tog lang tid hver måned. Jeg skulle manuelt trække data ud og overføre til Dinero, hvorfra jeg så kunne fakturere mine kunder. Det var en tidskrævende proces.

Hvordan er din dagligdag med Timevo

Det er tydeligt at mærke, at min hverdag med Timevo er blevet meget nemmere. Jeg glæder mig faktisk til at skulle ud til kunderne og registrere timer, fordi jeg stoler 100% på, at platformen har min ryg. Og ellers har Timevos support, hvor jeg altid kan ringe og få hjælp. Timevos support var afgørende for, at jeg skiftede.

Platformen er meget brugervenlig. Når man har lært den at kende, tager det ingen tid at oprette kunder, projekter, tidsregistreringer etc.

Hvilke fordele oplever du med Timevo?

Helt konkret oplever jeg, at jeg har et meget bedre overblik over alle mine opgaver og projekter. Jeg bruger markant mindre tid på at finde frem og tilbage mellem data. Alle kunder, projekter og opgaver i Timevo har et unikt nummer, og når jeg skal finde tidligere opgaver og projekter frem, er det meget nemt at gøre ved hjælp af de numre. Det sparer mig enormt meget tid, som jeg i stedet kan bruge på min kerneforretning.

Timeseddelsrapporten fungerer meget bedre end dén, jeg er vant til fra før. Med Timevo har jeg faktisk mulighed for at give regnskabsfolk eller projektledere adgang, så de selv kan følge de opgaver, der vedkommer dem – i stedet for at de skal have fat i mig for fx at spørge, hvor meget tid jeg har brugt.

Derudover er Timevo fuldt integreret med Dinero, så faktureringen tager også markant kortere tid. Jeg opretter bare fakturakladden på baggrund af timer og eventuelt omkostninger og med et enkelt klik, overfører jeg fakturakladden fra Timevo til Dinero.

Systemgruppen

“Vores faktureringsgrad steg med 25%”

/i /af

Hvad var jeres udfordring, før I fik Timevo?

“Før vi fik Timevo, havde vi vores eget udviklede system til timeregistrering og opgavehåndtering. Problemet var bare, at det manglede helt basale funktioner. Der var fx udfordringer med måden, man håndterede sager på og generelt hele flowet omkring tidsregistrering.

Det betød, at vi i en periode kørte med et separat system til timeregistrering, hvor brugerne skulle kommentere på deres timeregistreringer, for at lederen sidst på måneden kunne se, hvad tiden var brugt på. Realiteten var bare, at beskrivelserne sjældent var tilstrækkelige for at give lederen og ikke mindst kunden en grundig nok forståelse af, hvad timerne var brugt på.”

Hvordan er jeres dagligdag med Timevo?

“Efter vi har skiftet til Timevo, er vores daglige arbejdsrutiner blevet meget bedre. Vi arbejdet først og fremmest i ét samlet system. Både til vores timeregistrering, opgaver og projekter. Når vores medarbejdere registrerer tid nu, gør de det direkte på en opgave. Så det er altid nemt for mig som leder at skulle fakturere vores kunder, for jeg er aldrig mere i tvivl om præcis, hvad tiden er brugt på.

Vi har mange små opgaver i løbet af en dag, der kan tage ned til et kvarter at hjælpe kunden med. Men også det er super nemt i Timevo. Det tager ganske kort tid at oprette en opgave, og vi kan registrere tid direkte inde i opgaven, der kan lukkes med det samme.

Medarbejderne er også glade for det. De skal kun bruge ét system nu, og de er også fri for hele tiden at blive spurgt om, hvad de lavede på en opgave for tre uger siden.”

“Har vi spørgsmål til platformen, har vi altid bare ringet til Timevo, og de har kunne hjælpe os videre stort set med det samme”.

Hvilke fordele oplever I ved Timevo?

“Det vigtigste for os, er nemt og hurtigt at kunne finde ud af, hvilke medarbejdere der har brugt hvor mange timer på hvilke opgaver. Og præcis dét kan Timevo hjælpe os med. Som leder har vi lynhurtigt et komplet overblik over timer brugt på opgaver. Det hjælper os også, når vi skal fakturere, der tager meget kortere tid med Timevo end andre systemer, vi har prøvet.

Det er også meget vigtigt, at vores medarbejdere altid har et overblik over, hvad der er lavet på en opgave, hvis de giver den videre til en kollega. Og der kan de direkte på opgave se, hvad der tidligere er blevet skrevet om – eventuelt også med kunden.

Det er i bund og grund et utrolig nemt system at bruge. Der er ikke alle mulige knapper, man aldrig bruger, fordi det er et stort tungt amerikansk system. Det har alle de nødvendige funktioner, og er samtidig ekstremt brugervenligt, der er nemt at finde rundt og navigere i.”

“Det kræver ikke flere dages kursus at bruge. Vi kom praktisk talt i gang på en dag.”

“Portlr er det eneste rigtige for os”

“Timevo er det eneste rigtige for os”

/i /af

Zantio IT blev stiftet i 2015 af Simon Jensen, og har siden da oplevet en kraftig vækst af kunder, medarbejdere og opgaver og det ligger pres på blandt andet timeregistrering og fakturering. Zantio servicerer både private og erhvervskunder indenfor blandt andet IT-drift, IT-outsourcing, sikkerhed og meget andet.

Hvad var jeres udfordring, før I fik Timevo?

“Før vi fik Timevo, havde jeg som virksomhedsejer et meget stort arbejde i at fakturere i slutningen af måneden. Vores medarbejdere registrerede timer i deres Outlook, hvor de også beskrev hvad de havde lavet for kunden. Når jeg så skulle fakturere i slutningen af måneden, skulle jeg manuelt ind i hver enkelt medarbejders Outlook kalender og manuelt overføre timerne og opgavebeskrivelsen til vores ERP-system. Nogle gange blev jeg nødt til at spørge konsulenterne om ekstra information på en opgave, der blev udført flere uger tilbage, og det kunne de selvfølgelig ikke huske. Arbejdsbyrden var enorm, og det tog mig ofte adskillige dage at fakturere.

Desuden røg der ofte timer ved siden af fakturaen, fordi vores medarbejdere ikke havde ét samlet system til timeregistrering og opgavehåndtering.

Hvilke fordele oplever I med Timevo?

Vi oplever mange fordele med Timevo, og først og fremmest i samspillet mellem informationer på platformen. Ved at samle kunder, projekter, opgave og fakturakladder i samme system, har vi øget vores effektivitet, da vi skal ikke længere arbejde frem og tilbage fra forskellige systemer. Det er blevet hurtigere og nemmere for os at lave timeregistrering og fakturering heraf.

Timevo har nogle helt konkrete funktioner, der gør, at det er det eneste rigtige system for os:

  1. Vi har alle kundens brugernavne og adgangskoder samlet i Timevo under kundens information. Det har sparet rigtig meget tid, da vi kan finde alle informationerne ét sted.
  2. Kunden kan godkende opgaveestimater før start. Det betyder konkret, at vi aldrig mere skal forsvare en faktura eller i værste fald skære timer af en faktura. Kunden er også gladere, da de aldrig mere er i tvivl om hvad de betaler for.
  3. Sagshistorikken på lukkede opgaver kan nemt findes. Hvis en kunde oplever et problem, som vi har løst en gang før, kan vi hurtigt finde opgaven og løsningen frem igen.

Overordnet set gør Timevo, at vi har frigivet mere tid til at servicere vores kunder, da vi ikke længere bruger dage på fakturering og timer på at finde informationer fra forskellige platforme. Timevo har været en game changer for os, og uden Timevo ville vi formentlig have været nødt til at sige nej til at håndtere især større kunder.

effektiviseret administration og øget fortjeneste - Blue Dock case

Effektiviseret administration og øget fortjeneste – Blue Dock-case

/i /af

Timevo blev primært stiftet med fokus på forenklet og effektiviseret timeregistrering med fokus på øget fortjeneste for den enkelte virksomhed. Programmet er siden 2015 blevet implementeret som det foretrukne timeregistrerings- og opgavesystem i mange virksomheder. Blandt de første brugere var konsulentvirksomheden Blue Dock, der efterspurgte et system, der samlet kunne håndtere timeregistrering og opgavehåndtering.

Blue Dock blev stiftet i 2014 som konsulentvirksomhed. Fokus var på rådgivning og etablering af løsninger bygget på Office 365, Windows Azure og andre relevante systemer. Blue Docks behov var et program, der gjorde det nemt at administrere timer og koble timer op på konkrete opgaver for på den måde at kunne optimere deres fakturering. Det skulle være nemt både for den enkelte konsulent, kunden og den faktureringsansvarlige. 

Implementeringen af Timevo hos Blue Dock – en proces

Timevo blev introduceret i flere faser for kontinuerligt at sikre et system, der passede bedst muligt til Blue Docks behov. Fokus var på at reducere administrationstiden samt sikre øget fortjeneste ved at sikre flere fakturerbare timer hos virksomheden.

Fase 1 – Timevo som base for et godt samarbejde

Inden implementeringen af Timevo benyttede Blue Dock sig af to individuelle systemer. Et til at håndtere opgaver og et til timeregistrering. Individuelt to kompetente systemer, men begge uden mulighed for at integrere de funktioner, den anden havde. Det betød i praksis, at Blue Dock måtte benytte sig at to forskellige systemer til at håndtere noget, der arbejdsmæssigt var tæt relateret. 

Timevo fik derfor udviklet en servicedesk og projektportal. Herfra er det muligt at indtaste et estimat på en opgave og sende denne gennem Timevo til kunden. Så er det blot op til kunden at godkende opgavens omfang. Det sikrer en god start på et godt og tillidsfuldt samarbejde.

Fase 2 – Gennemskuelig fakturering

Et andet omfattende problem Blue Dock stødte på med to systemer, der ikke kunne samarbejde, var integrering af timer koblet på bestemte opgaver. Det var ikke muligt at koble antal brugte timer på den enkelte opgave, de var brugt på. I takt med at Blue Dock voksede som virksomhed, blev det sværere og sværere at overskue uigennemskuelige fakturaer.  

Nu er det muligt for konsulenterne hos Blue Dock at registrere timer brugt på en konkret opgave. Derved er timer og opgaver direkte forbundet, hvilket gør det nemmere for projektlederen at overskue fakturaerne. 

Fase 3 – Reduceret faktureringstid

Selvom det nu var nemt og gennemskueligt, hvad timerne hos konsulenten blev brugt på, var fokus at optimere og effektivisere fakturering yderligere. Her blev løbende fakturering introduceret. Det betød i praksis, at når en opgave var udført, kunne timerne brugt på denne overføres direkte til fakturakladden. Det betød en mere udførlig faktura og mindre arbejde for projektlederen, der skulle fakturere i slutningen af måneden. 

Fase 4 – Automatisk registrering, øget fortjeneste

Blue Dock brugte som mange andre virksomheder mange timer på at konversere med kunden over telefonen. Derudover gik meget arbejdstid med at besvare/skrive mails og konstruere præsentationer. Tid, der ikke blev registreret og dermed gik tabt. 

Timevo introducerede i 2019 en mobil- og desktop-app. Fordelen ved disse er, at de automatisk er aktive hos brugeren. Det betyder, at når konsulenten snakker i telefon eller besvarer en mail, så registreres dette automatisk på dennes aktivitetslog. Det gør det nemt for konsulenten, der går færre timer tabt og forhåbentlig opleves øget fortjeneste.

Hvad har implementering af Timevo betydet for Blue Dock?

For Blue Dock har Timevo forenklet timeregistreringen for alle virksomhedens konsulenter. Men vigtigst har det givet dem en mulighed for at have det bedst mulige samarbejde med deres kunder. Blue Dock leverer deres produkter til en fast pris, hvilket kan skabe udfordringer, når kunden vil tilføje nye projekter. 

Med Timevo har Blue Dock nu timeregistrering, opgaver og fakturaer samlet på én platform. Der er styr på de enkelte opgavers omfang, den aftale pris og begge parter kan føle sig trygge i samarbejdet.