Brugervenlighed øger indtjeningen
Brugervenlighed er alfa omega, når medarbejdere i en virksomhed konstant skal manøvrere rundt på IT-systemer i deres arbejdsdag. Mere konkret er der her tale om de systemer, en virksomhed bruger til at registrere timer, opgaver, tilføje udlæg osv. Systemer som de fleste medarbejdere bruger hver dag og flere gange om dagen, som er vigtige både for medarbejderes egen sikkerhed og overblik, men også for virksomhedens drift. Et kompliceret system kan medføre, at timeregistreringen bliver utilstrækkelig, og at diverse opgaver ikke bliver løst ordentligt.
Fakta er, at mange virksomheder i dag er underlagt IT-systemer, der er alt for komplicerede for medarbejderne. Ofte er disse systemer alt for indviklede og primært henvendt på, at en IT-specialist skal kunne bruge dem. Et godt IT-system skal integrere alle i virksomheden for at sikre de bedst mulige arbejdsvilkår.
Udfordringer et kompliceret IT-system kan medføre
Der kan være utallige grunde til, at et kompliceret IT-system kan skabe problemer for medarbejderen. Det er derfor vigtigt, at man som virksomhedsadministrator genovervejer, om det IT-system, man gør brug af, er tilstrækkeligt til virksomhedens ambitioner og passer til medarbejdernes kompetencer.
Undersøgelser har vist, at hvis medarbejderen først registrerer timer dagen efter, registreres der i gennemsnit 45 minutter mindre. Det fører til ukorrekt timeregistrering, og det ender med rod. Det bliver svært for konsulenten at holde styr på, hvad timerne er brugt på og koble det til specifikke opgaver. Når man som medarbejder ikke har mulighed for løbende at registrere de timer, der er brugt på en specifik opgave, så sker der ofte fejlregistreringer og fejlfaktureringer. Det kan i sidste ende betyde, at fakturaen er uklar ift., hvad timerne er brugt på. Enten skal virksomheden vælge at fakturere mindre end, hvad der reelt er brugt på en opgave og tabe penge den vej igennem. Ellers kan de risikere at stå med en utilfreds kunde.
En anden udfordring ligger i, at mange IT-systemer ikke har mulighed for at integrere andre systemer. Derfor arbejder mange virksomheder i dag med silosystemer. Det betyder, at de i stedet for at have ét system til at håndtere relaterede opgaver bruger flere forskellige systemer. Det er både upraktisk for medarbejderen, der hele tiden skal manøvrere rundt i flere forskellige systemer og for projektlederen, der sidder med fakturaen i sidste ende. Det er en tidskrævende og uigennemskuelig proces, der kræver alt for mange unødvendige ressourcer og tid.
