Excel er godt, men...

Excel er godt, men…

Mange virksomheder der arbejder med timeregistrering (herunder pipeline og kapacitetsstyring), er stadig bundet op på Excel. Ofte er Excel-ark ikke tilgængelige for flere medarbejdere på samme tid. De er ofte heller ikke tilgængelige, hvis medarbejderen ønsker at arbejde hjemmefra.

Excel fungerer rigtig godt til mange ting, men projektstyring er ikke en af dem.

 

Derfor skal I rykke ud af Excel og ind i Timevo

Der er mange fordele ved at skifte Excel ud med Timevo som projektstyringsværktøj:

Timeregistrering: Excel er ikke lavet til tidsregistrering, men analyse og regnskab, hvorfor projektledelse naturligvis ikke er hensigten med programmet. Når medarbejderne registrerer tid, vil registreringerne ofte være mangelfulde. Det vil i sidste ende have en negativ indflydelse på faktureringen og dermed virksomhedens indtjening. Med Timevo kan I foretage tidsregistrering, imens arbejdet udføres. Med vores nyeste funktion for tidsregistrering har jeres medarbejdere fire forskellige muligheder for at registrere deres timer. På den måde sikrer I, at timeregistreringerne bliver så præcise som muligt.

Tilgængelighed: Excel er baseret på rækker og kolonner. Det betyder, at når medarbejderne skal tilføje timer, redigere projektbeskrivelser eller andet via deres mobil, så er Excel ikke særlig brugervenligt. Hvis timeregistreringen udføres dagen efter opgavens afslutning, indikerer undersøgelser, at der mistes 45 minutter fakturerbar tid pr. medarbejder pr. dag. Hvor mange medarbejdere er I?

Indblik: En af de helt store fordele ved Timevo er samspillet mellem alle nødvendige funktioner i et projektforløb. Det gælder fx oprettelse af kunde/projekt, håndtering af servicedesk, timeregistrering direkte på projekt/opgave, fakturering m.m. Men hvordan gøres det lige i Excel? Vi har endnu ikke set et succesfuldt eksempel på samme løsning i Excel. Ved at samle alle funktionerne har I altid 100% overblik over jeres kundes accept af opgaven, timer brugt på opgaven og i sidste ende rapporteringen.

Én fejl kan ødelægge alt: Når virksomheder bygger deres Excel-ark op som et projekthåndteringsværktøj, er der utallige faner og formler, der alle er sammenflettet i højere eller mindre grad ved hjælp af mere eller mindre komplicerede formler. Hvis der laves bare én fejl, kan det potentielt ødelægge hele arket. Med Timevo får I en platform, der er standardiseret, hvor brugeren ikke behøver at være et teknisk geni.

Brugervenlighed øger indtjeningen

Brugervenlighed øger indtjeningen

Brugervenlighed er alfa omega, når medarbejdere i en virksomhed konstant skal manøvrere rundt på IT-systemer i deres arbejdsdag. Mere konkret er der her tale om de systemer, en virksomhed bruger til at registrere timer, opgaver, tilføje udlæg osv. Systemer som de fleste medarbejdere bruger hver dag og flere gange om dagen, som er vigtige både for medarbejderes egen sikkerhed og overblik, men også for virksomhedens drift. Et kompliceret system kan medføre, at timeregistreringen bliver utilstrækkelig, og at diverse opgaver ikke bliver løst ordentligt.

Fakta er, at mange virksomheder i dag er underlagt IT-systemer, der er alt for komplicerede for medarbejderne. Ofte er disse systemer alt for indviklede og primært henvendt på, at en IT-specialist skal kunne bruge dem. Et godt IT-system skal integrere alle i virksomheden for at sikre de bedst mulige arbejdsvilkår.

Udfordringer et kompliceret IT-system kan medføre

Der kan være utallige grunde til, at et kompliceret IT-system kan skabe problemer for medarbejderen. Det er derfor vigtigt, at man som virksomhedsadministrator genovervejer, om det IT-system, man gør brug af, er tilstrækkeligt til virksomhedens ambitioner og passer til medarbejdernes kompetencer.

Undersøgelser har vist, at hvis medarbejderen først registrerer timer dagen efter, registreres der i gennemsnit 45 minutter mindre. Det fører til ukorrekt timeregistrering, og det ender med rod. Det bliver svært for konsulenten at holde styr på, hvad timerne er brugt på og koble det til specifikke opgaver. Når man som medarbejder ikke har mulighed for løbende at registrere de timer, der er brugt på en specifik opgave, så sker der ofte fejlregistreringer og fejlfaktureringer. Det kan i sidste ende betyde, at fakturaen er uklar ift., hvad timerne er brugt på. Enten skal virksomheden vælge at fakturere mindre end, hvad der reelt er brugt på en opgave og tabe penge den vej igennem. Ellers kan de risikere at stå med en utilfreds kunde.

En anden udfordring ligger i, at mange IT-systemer ikke har mulighed for at integrere andre systemer. Derfor arbejder mange virksomheder i dag med silosystemer. Det betyder, at de i stedet for at have ét system til at håndtere relaterede opgaver bruger flere forskellige systemer. Det er både upraktisk for medarbejderen, der hele tiden skal manøvrere rundt i flere forskellige systemer og for projektlederen, der sidder med fakturaen i sidste ende. Det er en tidskrævende og uigennemskuelig proces, der kræver alt for mange unødvendige ressourcer og tid.