Vi får ofte spørgsmålet: “Hvorfor skal vi vælge Timevo frem for andre timeregistreringssystemer?”, og selvom der er mange svar på dette spørgsmål, er det ofte nok at sige: “Fordi vi garanterer jer et bedre dækningsbidrag”. Det kan virke lidt nonchalant, men med vores nye måde at håndtere timeregistrering, er det faktisk muligt.

Silosystemer medfører uoverskuelighed

Der findes mange systemer på markedet, der tilbyder hhv. timeregistrering, projekthåndtering, servicedesk, udgiftshåndtering osv. Systemerne fungerer godt enkeltvis, men så snart man skal have systemerne til at snakke sammen, bliver det vanskeligt. Og med vanskeligt mener vi dyrt og tidskrævende. Mange virksomheder arbejder netop i siloer, hvor informationer ligger i flere forskellige systemer. Informationer om projektet ligger i ét system, timeregistreringen foregår i et helt andet, og faktureringen sker i et tredje system. Det skaber problemer for både virksomheden og kunden.

Undervejs som der tidsregistreres, er konsulenten nødt til at lave en beskrivelse af sit arbejde, så projektlederen i sidste ende kan påføre timerne på en faktura. Ofte er virkeligheden dog, at beskrivelsen er så mangelfuld, at projektlederen ikke kan gennemskue, hvad tiden er brugt på. Og det er, hvis beskrivelsen overhovedet er skrevet. Projektlederen er nu nødt til at tage kontakt til den pågældende medarbejder, der sjældent kan huske, hvad der blev lavet flere uger tilbage. Projektlederen står nu med et muligt forklaringsproblem, når kunden spørger ind til, hvad timerne er blevet brugt på. Hvis ikke leverandøren kan gennemskue, hvad timerne er blevet brugt på, hvordan kan man så forvente, at kunden kan?

Derfor tilbyder Timevo en løsning, hvor timeregistrering, projekthåndtering, servicedesk, udgiftshåndtering og meget mere er samlet på én platform.
Det sikrer flere fakturerbare timer, overskuelige fakturaer og gladere kunder.

Leverandøren mister fakturerbare timer med mangelfulde timeregistreringssystemer

Når projektlederen har brugt dage – hvis ikke uger – på at eksportere timeregistreringerne til Excel, sammenholde med informationer fra et andet system, for endelig at oprette fakturaen i et tredje system, sker det ofte at konflikten opstår med kunden. Fordi projektlederen ikke kan gennemskue 100%, hvad timerne er brugt på, ender fakturaen ofte med en vag beskrivelse. Kunden kan ikke gennemskue fakturaen og stiller ofte spørgsmålstegn ved beløbet, fordi det ikke er tydeligt, hvad timerne er brugt på. Projektlederen kan ikke svare kunden præcist nok og er i sidste ende nødt til at skære timer af fakturaen for at undgå konflikt med kunden. Timerne er væk, og som oftest faktisk noteret korrekt, og omkostningen til konsulenten er afholdt. Men fordi leverandøren ikke kan dokumentere for timerne, mister de i sidste ende fakturerbare timer for at beholde kunden.

Ovenstående scenarie er langt fra enkeltstående. Tværtimod. Realiteten er, at rigtig mange virksomheder i dag oplever dette scenarie hver eneste måned, når de skal fakturere. Det er én af årsagerne til, at 40% af IT-kontrakter ender i konflikt.

For at undgå konflikter gør Timevo det nemt for kunden og leverandøren at kommunikere. Leverandøren kan let sende et estimat til kunden om opgavens timeomfang og pris via Timevo. Herefter kan både kunde og leverandør hele tiden følge med i, hvad der bruges af timer og på den måde, undgår man misforståelser og mistillid i samarbejdet.

Ulempen ved ikke at vælge Timevo

Omkostningerne ved at køre flere forskellige systemer er således:

1. Tidsmæssig omkostning ved at skulle eksportere og sammenholde data fra flere forskellige platforme
2. Nedskæring af timer grundet for dårlig dokumentation af timer forbrugt overfor kunden
3. Konflikter med kunder, der i sidste ende kan resultere i ophørt samarbejde
4. Omkostninger til flere forskellige systemer i stedet for ét samlet

Hvor andre timeregistreringssystemer er gode til hver deres ting, samler Timevo alle funktioner i ét system. Derved kan Timevo afhjælpe netop ovenstående problemstillinger. Med Timevo kan I altid sikre kundens accept af en opgave før start, følge udviklingen af timeforbrugt undervejs ift. det aftalte med kunden, og fordi timeregistreringerne er bundet op på projekter/opgaver, er beskrivelsen af en tidsregistreringen ofte overflødig. Kunderne har nu fuld gennemsigtighed i deres fakturaer, og der bliver derfor ikke længere stillet spørgsmålstegn ved fakturaens beløb eller beskrivelse.

Vores kunder bruger i gennemsnit 80% mindre tid på fakturering og har øget deres dækningsbidrag med 35%.

Det er yderst vigtigt for en virksomhed at yde god kundeservice for at holde på nuværende kunder og tiltrække nye. Målet er at yde den bedst mulige service, support og generelt gøre det nemt for kunden netop at være kunde. Når det kommer til tilgængelighed, er det for kunden vigtigt at have et overskueligt system. Det kræver et godt system for at etablere et godt samarbejde med kunden. Her kommer servicedesk ind i billedet.

Der er utallige ulemper ved fx at have en utilstrækkelig servicedesk, når det kommer til at yde god kundeservice. Uden en god servicedesk kan det føre til uenigheder og mistillid mellem leverandør og kunde. Hvis kunden ikke kan overskue, hvad de betaler for, og hvorfor, det eventuelt er mere, end de havde regnet med, fører det til utilfredse kunder og dårligt samarbejde. Derudover kan en dårlig servicedesk føre til frustrationer fra konsulentens side. Frustrationer, der bunder i ikke at have noget at forholde sig til og i sidste ende føle sig utilstrækkelig. En dårlig servicedesk betyder i dette tilfælde dårlig fakturering, og i sidste ende mistet indtjening.

Service og support bidrager til god kundeservice

Kundeservice og -support er termer, der bruges, når man snakker om fx virksomheder og butikker. Selvom de ofte bruges i flæng, er der en betydningsmæssig forskel på de to.

Service er et paraplybegreb for de mange funktioner, det indeholder. Her er kundekontakt og -hjælp i fokus, og formålet er at yde god kundeservice. Det er op til den enkelte medarbejder at hjælpe kunden her og nu. Forestil dig at en kunde går ind i en butik og leder efter en specifik trøje. Her skal kundeservicerepræsentanten hjælpe kunden med at lokalisere trøjen, sælge den, pakke den og afslutte transaktionen. God kundeservice holder churn raten på et lavt niveau og skal bidrage til word-to-mouth markedsføringen.

Support er derimod et mere specifikt begreb. Her er fokus på at optimere forbindelsen mellem kunden og produktet. Support-medarbejderen er tættere på udviklingsteamet og kan give dem feedback direkte fra kunden om hvad, der kan optimeres. Her kan man forestille sig, at en kunde sender en mail omkring et problem, de har. Det er så op til support-medarbejderen at hjælpe kunden med at løse problemet og derefter rapportere til udvikleren omkring fejlen. Det er kundehjælp på en anden og mindre direkte måde end kundeservicen.

I sidste ende er det vigtigt at anerkende vigtigheden af begge funktioner. Begge dele er vigtige for, at en virksomhed kan imødekomme sine kunders behov og opretholde en god sfære mellem dem og deres kunder.

Hvad er timeregistrering?

Timeregistrering indeholder flere aspekter, men hvad er timeregistrering egentlig? Overordnet findes der to måder, hvorpå man kan registrere timer uden, at det er forbundet med et fast beløb. Her tænker vi på en fast timepris vs. en differentieret timepris. Timeregistrering med en fast timepris er betegnet ved at uanset, hvilken konsulent der arbejder på en bestemt opgave, er timeprisen for arbejdet det samme.

Differentieret timepris derimod indebærer timeregistrering, hvor konsulenter, der arbejde på samme opgave, kan have forskellige timepriser. Her tages der højde for forskellige timepriser hos den enkelte konsulent.

Et fast beløb derimod er, når leverandøren og kunden på forhånd har aftalt et estimat for en bestemt opgave. Selvom det umiddelbart lyder skørt, at timeregistrering er relevant ift. fakturering ved et bestemt beløb, så er der flere fordele ved det. Det er en fordel for virksomheden at kunne følge med i, hvad konsulenterne bruger deres timer på. Derudover er det også en fordel, da de kan følge med i, hvor godt den estimerede tid, der er aftalt på en opgave, egentlig stemmer overens med de timer der bruges.

Udfordringer med timeregistreringer er én af de mange årsager til, at 40% af IT-kontrakter ender i konflikt – Læs mere HER.

Hvad skal et godt timeregistreringssystem kunne?

Helt lavpraktisk skal et godt timeregistreringsystem kunne opfylde tre simple ting:

• Det skal kunne koble timeregistreringer sammen med de opgaver og projekter, som der arbejdes på
• Der skal altid være mulighed for at følge med i det aftalte timeestimat
• Det skal være nemt at gennemskue præcis, hvor mange timer der er brugt på hvilke opgaver

Nøgleordet her er gennemskuelighed. Udfordringerne med timeregistreringssystemer opstår ofte, når der skal faktureres timer. Med to separate systemer til opgave- og timeregistrering kræver det et stort overblik og meget administrativt arbejde at gennemskue, hvor mange timer der er brugt på de enkelte opgaver.

Med Timevo er det hele samlet i ét program. Her er det muligt for medarbejderen at vælge et bestemt projekt og samtidig registrere hvornår og med hvor mange timer, de har arbejdet på netop dette projekt. Det er nemt og gennemskueligt!

Med etableringen af Timevo som platform til timeregistrering har fokus hele tiden været på optimering og forenkling af tidsregistrering. Ikke kun for kunden eller konsulenten, men også den timeansvarlige, der sidder med fakturaen i sidste ende. 

Timevos stiftere har selv mærket konsekvensen ved dårlig tidsregistrering efter 15 år i branchen. Det er et stort problem, som fører en masse udfordringer og tidskrævende problemer med sig. Der kan opstå problemer og uoverskuelighed, når projektlederen sidst på måneden skal få timepuslespillet til at gå op. Her skal holdes styr på hundredvis af mails med små ændringer og godkendelser, der skal flettes ind. 

Udfordringen opstår ikke blot internt i virksomheden, men også i samarbejdet med kunden. Her kan det være svært at holde overblik over, hvor mange timer, der reelt er brugt på en konkret opgave. Det giver udfordringer, når projektlederen må afskrive mange timer, fordi det er svært at gennemskue, hvor de hører til og ender med at bruge mere tid end nødvendigt på tidsregistreringen ift. en given opgave. Derudover skaber det problemer, når projektlederen skal forklare overfor chefen, hvor de mange timer ryger hen.

Udfordringer ved en utilstrækkelig platform til timeregistrering

For den enkelte konsulent kan der også opstå problemer, når man opererer med en dårlig platform til timeregistrering. Konsulenten skal stå til ansvar overfor den enkelte teamleder/chef og står ofte med timer, der ikke kan redegøres for. De mange ukomplette timeregistreringer, der ikke kan redegøres for, medfører en følelse af utilstrækkelighed hos konsulenten.

Derudover formår virksomheden ikke at fakturere den reelle tid brugt på en opgave. Generelt opstår problemet, når konsulenten ikke kan redegøre for de timer, der er noteret. Alt sammen situationer der ofte kan medføre mistrivsel i virksomhedens interne samarbejde.

Ukomplet tidsregistrering skaber mistillid

Hos kunder ligger problemet andetsteds. Mangel på detaljer i en faktura og uoverskuelighed over timer forbrugt giver kunden en skepsis overfor leverandøren. Er tilliden mellem kunde og leverandør først brudt, kan den være svær at genoprette. I værste fald kan udkommet være et leverandørskifte fra kundens side til trods for, at leverandøren leverer et udmærket produkt.

Det er derfor vigtigt både for virksomheden, den enkelte konsulent og kunden at samarbejdet fungerer på en kompetent platform til timeregistrering.